*Por Martha Marques Nogueira
Projetos não falham por falta de ideias. Falham porque tudo parece importante ao mesmo tempo.
No dia a dia das empresas, é comum ver times sobrecarregados, recursos disputados e decisões tomadas sem um critério claro.
A matriz de priorização ajuda justamente nisso: organiza o que deve vir primeiro, dá clareza para o time e cria lógica em escolhas que antes eram guiadas só pela urgência.
E chamar essa ferramenta de planilha bacana seria reduzir muito o seu valor. Isso porque, na verdade, ela é um método que transforma “achismo” em decisão estruturada.
Neste artigo, você vai encontrar:
O que é uma matriz de priorização
Por que é importante saber priorizar tarefas
A importância da matriz na gestão de projetos
Como funciona e quais objetivos cumpre
Principais tipos e quando usar cada um
Benefícios de adotar esse recurso
Passo a passo para fazer e implementar
Exemplos práticos de aplicação
Tipos de prioridades e como lidar com elas
Erros comuns que atrapalham o processo
Como a OSBR usa a matriz de priorização em projetos digitais
Continue a leitura e descubra como transformar a gestão das suas tarefas em decisões mais claras, rápidas e de impacto.
🔵O que é uma matriz de priorização?
Matriz de priorização é filtro.
Isso porque ela separa o que merece atenção agora daquilo que pode esperar.
E por que isso importa? Porque no mundo corporativo todo pedido chega carimbado como “urgente”. Se você já se viu apagando incêndio atrás de incêndio, sabe o quanto isso mina resultados.
A matriz resolve esse ruído. Coloca lógica onde antes só existia pressão e intuição.
Ela não é burocracia. É ferramenta para dar foco, cortar desperdício e direcionar energia para o que realmente move o negócio.
🔵Por que é tão importante saber como priorizar tarefas?
Priorizar é escolher onde colocar energia. E energia, no contexto de negócios, significa tempo, dinheiro e resultado.
Quando tudo é tratado como prioridade, nada avança de verdade. O time fica espalhado, o orçamento evapora em iniciativas de baixo impacto e as entregas não conectam com a estratégia da empresa.
O custo de não priorizar é alto.
Você perde velocidade, deixa oportunidades passarem e ainda gasta recursos em tarefas que não mudam o jogo. Em outras palavras: não é falta de esforço, é esforço mal direcionado.
Dois exemplos que mostram, na real, o problema de não priorizar:
Produto digital sem foco
Imagina uma startup que decide lançar cinco features novas de uma vez, sem priorizar. O time se divide, o prazo estoura, nenhuma entrega é bem finalizada e o usuário continua sem a melhoria que realmente resolveria seu problema. Resultado: mais horas, mais custo e menos valor percebido.
Projeto interno que nunca acaba
Uma empresa tradicional resolve digitalizar processos, mas entra no modo “tudo é urgente”. Equipe de TI e operações mergulham em dezenas de demandas simultâneas, mas nenhuma gera impacto real. O projeto se arrasta por meses, o orçamento dobra e a diretoria perde confiança na transformação digital.
Uma matriz de priorização resolve esse gargalo. Dá clareza para identificar o que merece atenção agora e o que pode ser postergado, evitando desperdício e colocando foco no que realmente gera valor.
🔵Quais são os tipos de prioridades?
Ok, já sabemos que priorizar é importante — inclusive para dar valor a cada item dentro da matriz de priorização. Mas você sabe exatamente quando algo é realmente importante, necessário ou urgente? Essa clareza faz diferença na hora de decidir o que vai para o topo da lista.
Alta, média e baixa
A divisão mais básica. Alta prioridade é o que precisa ser feito agora para não travar o fluxo. Média pode esperar alguns ciclos. Baixa entra quando sobram recursos ou tempo. Funciona bem em times pequenos, mas perde força quando o volume de demandas cresce.
Estratégica vs operacional
Aqui a pergunta é: essa tarefa gera impacto no futuro ou resolve algo do dia a dia?
Estratégica: projetos que moldam o negócio, como lançar um novo produto ou implantar um sistema-chave.
Operacional: atividades necessárias para manter a máquina rodando, como relatórios ou ajustes de sistema.
Os dois são importantes, mas saber equilibrar evita que o time foque só no curto prazo.
Valor de negócio vs urgência
Um dos dilemas mais comuns. Nem tudo que é urgente gera valor real para o negócio.
Urgência: prazo curto, pressão imediata.
Valor: impacto direto em receita, eficiência ou satisfação do cliente.
A matriz ajuda justamente a equilibrar os dois: não é sobre ignorar urgência, mas não deixar que ela engula o que gera resultado de longo prazo.
🔵Importância prática da matriz de priorização na gestão de projetos
Imagine a seguinte cena: uma empresa de varejo está diante de duas grandes iniciativas digitais.
Projeto A: criar um aplicativo de compras com entrega rápida.
Projeto B: implantar um sistema de analytics para entender melhor o comportamento do consumidor.
Os dois parecem indispensáveis. O app pode aumentar vendas de imediato. Já o analytics pode gerar inteligência para melhorar margens e fidelizar clientes. E aí vem o dilema: qual deles recebe recursos primeiro?
Sem critérios claros, a decisão acaba sendo tomada por quem tem mais influência ou por pressões externas. Só que essa lógica é arriscada: você pode investir milhões em um app que não decola porque faltava dado para direcionar, ou então gastar meses no analytics sem trazer impacto rápido no caixa.
É nesse ponto que a matriz de priorização mostra sua força. Ao colocar lado a lado os critérios — impacto, urgência, esforço e risco — e atribuir notas para cada projeto, a discussão deixa de ser subjetiva.
🔵Colocando a matriz de priorização em prática
Já vimos que a lógica de uma matriz de priorização é simples: transformar percepções subjetivas em dados comparáveis. Ela funciona como um quadro de critérios, cada um com um peso, que gera uma pontuação final para cada tarefa ou projeto. Agora, vamos aplicá-la aos dois exemplos e ver qual é a mais viável para o negócio.
Estrutura básica
Definir critérios – impacto, esforço, urgência, risco, valor para o cliente, entre outros.
Atribuir pesos – nem todo critério vale igual. Em uma empresa em fase de expansão, impacto em receita pode ter peso maior que risco, por exemplo.
Pontuar alternativas – cada projeto ou tarefa recebe notas em cada critério, de acordo com uma escala (1 a 5, baixo/médio/alto etc.).
Calcular resultado – multiplicando a nota pelo peso, chega-se a uma pontuação final que mostra a prioridade de forma clara e objetiva.
Passo 1 – Definir critérios e pesos
Impacto: peso 3
Urgência: peso 2
Esforço: peso 2
Risco: peso 1
Passo 2 – Atribuir notas (escala de 1 a 5)
Projeto A (App de compras):
Impacto: 5 (alto potencial de receita)
Urgência: 4 (pressão do mercado e concorrência)
Esforço: 4 (demanda grande de desenvolvimento)
Risco: 3 (execução complexa, mas viável)
Projeto B (Analytics):
Impacto: 4 (gera inteligência estratégica)
Urgência: 3 (importante, mas menos imediato)
Esforço: 2 (implantação mais rápida)
Risco: 2 (baixa complexidade técnica)
Passo 3 – Calcular pontuação ponderada
Resultado
Com a matriz, a empresa percebe que o Projeto A (App de compras) deve ser priorizado primeiro. O impacto alto e a urgência pesam mais do que o esforço de execução, garantindo retorno mais rápido e fortalecendo a competitividade.
Isso não significa abandonar o analytics. O projeto continua relevante e pode ser implementado em seguida, servindo como apoio estratégico para otimizar o app e gerar ainda mais valor.
Esse é o poder da matriz: transformar discussões subjetivas em decisões claras, equilibrando critérios e mostrando a ordem de execução que traz mais impacto para o negócio.
🔵Principais tipos de matrizes de priorização
Nem toda matriz de priorização funciona da mesma forma. O modelo certo depende do contexto, da maturidade do time e até do tipo de decisão que precisa ser tomada. Aqui estão os mais usados:
Eisenhower
Clássica e simples, divide tarefas em quatro quadrantes: urgente e importante, importante mas não urgente, urgente mas não importante, nem urgente nem importante.
Boa para gestão pessoal e times pequenos, porque ajuda a separar o que merece ação imediata do que pode ser delegado ou eliminado.
GUT (Gravidade, Urgência e Tendência)
Muito usada em empresas tradicionais. Cada tarefa recebe notas de 1 a 5 em três critérios: gravidade, urgência e tendência (se o problema vai piorar com o tempo).
A soma gera uma pontuação que mostra o que precisa ser atacado primeiro. Funciona bem para gestão de riscos e planos de ação.
RICE (Reach, Impact, Confidence, Effort)
Querido por times de produto. Avalia o alcance (quantas pessoas serão impactadas), o impacto, o grau de confiança e o esforço necessário.
Ajuda a comparar features de roadmap e decidir onde investir tempo de desenvolvimento.
ICE (Impact, Confidence, Ease)
Uma versão simplificada do RICE. Considera impacto, confiança e facilidade de implementação.
Boa para times ágeis que precisam de velocidade sem abrir mão de critério.
MoSCoW
Divide entregas em quatro categorias: Must (tem que ter), Should (seria bom ter), Could (poderia ter), Won’t (não terá agora).
É ótimo para negociar escopo em projetos, porque deixa claro o que é essencial e o que pode ser adiado sem comprometer o resultado.
🔵Quais são os benefícios do uso da matriz de priorização?
A matriz de priorização dá clareza. Ela corta ruído e ajuda a direcionar energia para o que realmente importa.
Redução de desperdício
Sem critérios, é fácil investir recursos em iniciativas que pouco retornam. A matriz mostra onde vale a pena colocar esforço e evita gastar tempo no que não gera impacto.
Ganho de velocidade
Quando as prioridades estão claras, o time não perde horas em discussões repetidas. O fluxo anda, o backlog diminui e as entregas chegam mais rápido.
Decisões menos políticas, mais técnicas
A matriz tira o peso da intuição ou da hierarquia e coloca dados no centro da escolha. O resultado é menos disputa de opinião e mais confiança no processo.
No fim, o benefício maior é simples: foco. E foco é o que transforma boas ideias em resultados concretos.
🔵Como implementar uma matriz de priorização?
Entender o conceito é o primeiro passo. O desafio é colocar a matriz de priorização para rodar no dia a dia da empresa. E isso não acontece de uma vez: exige clareza, cultura e ajuste contínuo.
Comunicação com o time
A matriz só funciona se todos entenderem como ela é usada. Transparência é chave: explique quais critérios foram escolhidos, por que eles têm aquele peso e como as notas são atribuídas. Quando o time enxerga a lógica, a adesão cresce e a resistência diminui.
Ajuste cultural
Em muitas empresas, as prioridades ainda são definidas pelo “quem pediu primeiro” ou “quem falou mais alto”. A matriz muda essa lógica. Por isso, a implementação passa por ajuste cultural: sair da intuição para a decisão baseada em dados. Isso exige paciência e consistência — os resultados aparecem quando o time percebe que o método funciona.
Iteração e melhoria contínua
A matriz não é fixa. Critérios e pesos precisam ser revisados conforme o negócio evolui. O que era prioridade em uma fase pode perder relevância meses depois. O segredo está em iterar: revisar periodicamente, calibrar os critérios e aprender com cada ciclo de decisão.
Implementar uma matriz de priorização é menos sobre criar uma planilha bonita e mais sobre criar disciplina na tomada de decisão. Uma vez que o time pega ritmo, a ferramenta deixa de ser “mais um processo” e vira parte natural da operação.
🔵Como melhorar a sua gestão priorizando tarefas?
Priorizar é criar um sistema que mantém o time focado no que gera mais resultado. Dois caminhos ajudam muito nisso: aplicar hacks de agilidade e conectar a matriz com frameworks de gestão já usados na empresa.
Hacks para times ágeis
Critérios rápidos: nem sempre dá para rodar uma matriz completa. Em ciclos curtos, use critérios simplificados como impacto x esforço para decidir o que entra na sprint.
Revisão constante: prioridades mudam. Reserve tempo em cada planning para revisar a matriz e ajustar as entregas ao contexto.
Transparência visual: use quadros digitais para que todo o time veja a lógica por trás das escolhas. Isso reduz ruído e aumenta a confiança no processo.
Conectando a matriz com OKRs e backlog
A matriz de priorização ganha força quando não vive isolada. Ela precisa conversar com os objetivos estratégicos da empresa:
OKRs: a matriz ajuda a escolher quais iniciativas realmente contribuem para as metas-chave. Assim, o time evita gastar energia em tarefas que não movem os indicadores.
Backlog: ao aplicar a matriz sobre o backlog, fica claro quais histórias de usuário ou features têm mais valor. Isso evita que o backlog vire apenas uma lista infinita e dá lógica ao que entra em cada sprint.
O ponto é simples: priorizar é alinhar execução com estratégia. Quando a matriz conversa com OKRs e backlog, a gestão deixa de ser reativa e passa a ser direcionada.
🔵Erros comuns ao usar uma matriz de priorização
A matriz de priorização é poderosa, mas só funciona se bem aplicada. Muita empresa se perde porque transforma o método em ritual vazio. Aqui estão os deslizes mais frequentes:
Colocar peso demais em urgência
Urgência é importante, mas não pode ser o único critério. Quando tudo é decidido pelo prazo mais apertado, projetos estratégicos ficam sempre para depois. O resultado é uma empresa correndo rápido — mas para o lugar errado.
Usar a ferramenta só como “checklist”
A matriz não é planilha para preencher e esquecer. Ela precisa ser usada como guia real de decisão. Se vira só um quadro bonito para mostrar em reunião, não muda nada no dia a dia.
Não revisitar critérios ao longo do tempo
O que era prioridade ontem pode não ser hoje. Mercados mudam, metas mudam, concorrência acelera. Se a matriz não é revisada periodicamente, ela vira fotografia antiga: bonita de ver, mas inútil para agir.
Evitar esses erros é tão importante quanto aplicar o método. Uma matriz bem usada traz foco; uma mal aplicada só cria ilusão de organização.
🔵 A visão da OSBR: matriz de priorização como motor de projetos digitais de impacto
Na OSBR, a matriz de priorização é prática aplicada em cada projeto, seja em modelos sob demanda ou em squads as a service. Ela é parte do nosso jeito de transformar demandas em entregas que fazem sentido para o negócio.
Como aplicamos no dia a dia
Em projetos sob demanda, usamos a matriz para garantir que o escopo não vire um labirinto de tarefas sem fim. Cada decisão é conectada ao objetivo do cliente, e a ordem das entregas segue critérios claros de impacto e viabilidade.
Já nos squads, a matriz ajuda a dar foco. Com o backlog sempre cheio, ela garante que o time dedique energia ao que realmente traz resultado rápido, sem perder de vista o valor estratégico de longo prazo.
O que diferencia a execução OSBR
Não usamos modelo pronto. Ajustamos a matriz ao contexto de cada cliente.
Customização: cada negócio tem critérios próprios, e a matriz reflete isso.
Método ágil: decisões são revisitadas a cada ciclo, sem burocracia.
Foco no ROI: cada priorização é validada contra retorno esperado, para que a tecnologia não seja só custo, mas investimento com resultado.
Se sua empresa ainda vive na lógica do improviso, está perdendo tempo e dinheiro. Decidir com método não é luxo, é necessidade para ganhar tração.
Na OSBR, ajudamos empresas a parar de correr atrás do que aparece primeiro e a focar no que realmente gera impacto.
🔵Conclusão
Priorizar não é luxo, é disciplina.
A matriz de priorização mostra isso na prática: transforma disputas subjetivas em critérios objetivos, corta desperdício e dá clareza sobre o que vem primeiro.
Ao longo deste artigo, vimos como diferentes modelos funcionam, quais erros evitar e como aplicar a matriz no dia a dia. O que fica claro é que, mais do que uma ferramenta, ela é um motor para decisões inteligentes — principalmente em projetos digitais, onde recursos e tempo são sempre limitados.
Na OSBR, usamos essa lógica para entregar projetos sob medida e squads que não se perdem no volume de demandas. O resultado é simples: mais foco, mais velocidade, mais retorno.
Se a sua empresa quer sair do improviso e decidir com método, esse é o momento certo de começar.
*Martha Marques Nogueira é jornalista e criadora de conteúdo há 20 anos. Para a OSBR, escreve sobre tecnologia e automações que transformam as empresas.